Pakiet Office, a zwłaszcza trójca Word-Excel-PowerPoint tak bardzo zadomowiły się na naszych komputerach, że nikomu w tej chwili nie przychodzi do głowy, aby do tych bądź co bądź specjalistycznych czynności wzywać specjalistów. Po prostu odpalamy program i wykonujemy pracę. Gdybyśmy musieli za każdym razem zwracać się o pomoc, wydajność naszej pracy z pewnością znacząco by się obniżyła.

Dlaczego więc w kwestiach związanych z zarządzaniem setkami dokumentów wytworzonych przez te programy dalej polegamy prawie wyłącznie na informatykach? Wdrożenia intranetów pozwalających na tworzenie repozytoriów dokumentów, określanie sposobu ich obiegu oraz pracę grupową, prawie zawsze mają podobny scenariusz. Do osoby odpowiedzialnej w firmie przychodzi przedstawiciel producenta oprogramowania, który podczas prezentacji pokazuje wszystkie super-hiper opcje, które spowodują, że od momentu jego kupna wszystko zacznie być perfekcyjnie poukładane i zautomatyzowane. Jeśli przedsiębiorstwo zdecyduje się na zakup, dział informatyki zostaje przydzielony do współpracy przy wdrożeniu i próbuje określić oczekiwania pozostałych grup pracowników. System się instaluje, dostosowuje, odbiera i …. nie zawsze korzysta ponieważ okazuje się być on nie dopasowany do bieżących potrzeb, które w międzyczasie „troszeczkę” się zmieniły.

A jak mogło by być ?

Sharepoint to system intranetowy „z pudełka”, który możemy za darmo pobrać ze stron Microsoft, a sam proces instalacji sprowadza się do kilkukrotnego kliknięcia w klawisz „Dalej”. Mimo prostoty instalacji, a także faktu, że już wiele firm posiada go na swoich serwerach, dosyć często spotykam się z sytuacją, że jest on wykorzystywany okazjonalnie i nie wpływa na usprawnienie pracy i komunikacji w firmie. Dlaczego tak się dzieje ? Otóż jest to system integrujący pakiet Office i jako taki powinien być budowany „od dołu”. A aby takie podejście było możliwe, pracownicy muszą znać jego możliwości oraz podstawowe zasady organizacji informacji. Tak jak nikt nie biegnie do fachowca DTP, aby złożyć okazjonalne pismo, tak nie powinno się całej pracy związanej z budowaniem witryn dla zespołów przerzucać na dział informatyki. Wystarczy odrobina wiedzy i już każdy pracownik potrafi zorganizować sobie środowisko, które ułatwia mu wymianę informacji z innymi. A co może znaleźć się w tym środowisku ?

Biblioteki dokumentów

Wreszcie jedno miejsce, w którym znajdą się wszystkie ważne dla firmy dokumenty. Biblioteki w SharePoint pozwalają na bezpieczne przechowywanie dokumentów z określanie poziomu dostępu dla każdego z pracowników. Oprócz standardowej możliwości organizowania plików w foldery, mamy także możliwość nowoczesnego podejścia do zarządzania informacją poprzez opisywanie dokumentów metainformacjami, które ułatwiają ich odnajdywanie według różnorodnych kryteriów. Mamy także działający w tle wydajny silnik wyszukiwawczy, który dostarczy wszystkie dokumenty zawierające poszukiwany tekst.

Dla istotnych dla użytkownika bibliotek można także personalizować wygląd, określając sposób sortowania, filtrowania, czy opisy pól, co czyni przeglądanie i wyszukiwanie prostym i szybkim.

Dostęp do dokumentów zapisanych na serwerze SharePoint może odbywać się na co najmniej cztery sposoby, tak więc każdy może pracować z dokumentami w taki sposób, do jakiego jest przyzwyczajony i jaki jest dla niego najwygodniejszy.

Wersje !

Każda biblioteka może przetrzymywać całą historię dokumentu obejmującą wiele jego wersji. Wersje opatrzone są datą, komentarzem oraz sygnaturą osoby, która dokonywała zmian. W każdej chwili możliwy jest dostęp do wersji poprzednich oraz opcja przywrócenia starszej wersji, jako wersji bieżącej. Aby zapobiec wzajemnemu "nadpisywaniu" zmian przy pracy z dokumentem, wprowadzono mechanizm ewidencjonowania dokumentów. Pobierając dokument do edycji możesz zablokować go dla innych użytkowników, tzn. inni użytkownicy ciągle będą mieli możliwość otwarcia go u siebie, ale do momentu, do którego nie zaewidencjonujesz go ponownie w SharePoint-cie nie będą mogli zapisać na serwerze swoich zmian.
Obieg dokumentów

Automatyzacja obiegu dokumentów (workflow) łącząca pracę z dokumentami z innymi wydarzeniami to jedna z najmocniejszych stron tego systemu. Coraz więcej firm decyduje się na wdrażanie procedur, która standaryzują postępowanie z informacją w przedsiębiorstwie.

Co daje nam workflow ?

• Porządkujemy i upraszczamy krytyczne procesy biznesowe w firmie


• Zastępujemy papierowy obieg dokumentów i usprawniamy przez to działania administracyjne


• Uzyskujemy przegląd wszystkich czynności wykonywanych (i wykonanych) w procesie


Dla każdej z bibliotek możliwe jest ustanowienie odrębnego obiegu dokumentów oraz np. uprawnienie różnych osób, które muszą zaakceptować dokument, zanim zostanie on określony jako wersja finalna i udostępniony innym. Powiadamianie o nowych dokumentach do zaakceptowania może trafiać bezpośrednio na skrzynkę pocztową uprawnionej osoby, lub wyświetlać się w postaci listy zadań w witrynie SharePoint. Workflow w SharePoint-cie to nie tylko dokumenty: możemy powiązać ze sobą akceptacje dokumentów, zadania dla pracowników, spotkania w kalendarzach aby stworzyć jednolite środowisko do zarządzania procesami biznesowymi.

Jeśli któraś z bibliotek dokumentów leży w Twoim obszarze zainteresowań, możesz także włączyć system powiadamiania o wszelkich zmianach w niej dokonywanych.


Wzorce dokumentów


Jeśli w Twojej organizacji istnieją wzorce ofert, pism handlowych itp., możesz stworzyć biblioteki, które w momencie tworzenia nowego dokumentu będą wykorzystywały od razu gotowy wzorzec, tworząc spójną identyfikację wizualną dotyczącą układu pisma, czcionek, kolorów, sekcji. W takich dokumentach można zastrzec elementy, które nie mogą być zmienione przez użytkownika, sekcje, które muszą być wypełnione na podstawie wcześniej zdefiniowanych list, oraz obszary do swobodnej edycji.


Dwupoziomowy kosz


Dokumenty usunięte z serwera nie zostają natychmiast skasowane, trafiają do kosza, i tak jak w przypadku standardowego kosza systemowego zawsze możesz je odzyskać. SharePoint posiada dwupoziomowy kosz - o kasowaniu elementów na pierwszym poziomie decydują użytkownicy, ale ostateczne usunięcie pliku możliwe jest tylko dla administratora.


Praca grupowa zawsze gotowa


SharePoint to nie tylko praca z dokumentami. W pakiecie otrzymujemy także dużo innych narzędzi związanych z obiegiem informacji i zarządzaniem wiedzą.


Zadania


Lista zadań umożliwia kierownikom zespołów na zarządzanie zadaniami i przydzielanie ich swoim pracownikom z jednego miejsca. Informacje o przydzielonych zadaniach trafiają automatycznie do skrzynek pocztowych odpowiedzialnych za nie osób. Członkowie zespołów mogą uaktualniać informacje o zadaniach (np. procent ich wykonania), a wszystkie zmiany natychmiast widoczne są na stronie dostępnej dla przełożonego.


Kalendarze


Publikowanie kalendarzy w SharePoint może odbywać się na wielu płaszczyznach. Najczęściej używanymi są:
· Kalendarze osobiste
· Kalendarze zespołów
· Kalendarze zadań
· Kalendarze projektów
Dla każdego z tych kalendarzy możemy nadać indywidualne uprawnienia dla poszczególnych grup lub członków zespołów. W wersji 2007 istnieje możliwość dwukierunkowej synchronizacji kalendarzy SharePoint z Outlookiem, co daje wygodne i znane środowisko pracy.


Kontakty


Integracja listy kontaktów w portalu SharePoint z osobistą skrzynką adresową Outlook umożliwia budowanie wspólnej bazy kontaktów. Usługi wersjonowania oraz elementy workflow pozwalają na zautomatyzowanie procesu dodawania i zarządzania kontaktami. Jeśli Twoja firma nie korzysta jeszcze z CRM to przy pomocy narzędzi SharePoint będziesz mógł uczynić pierwszy krok w kierunku lepszego zarządzania kontaktami z klientem.


Strony Wiki


Wikipedia - to miejsce zna już każdy korzystający z Internetu. Teraz przy pomocy SharePointa możemy zbudować wewnętrzny system stron Wiki, gdzie umieszczone zostaną powiązane ze sobą informacje dotyczące naszego biznesu. Firmowa Wikipedia to najlepszy sposób zatrzymania wiedzy, która wychodzi z firmy razem z pracownikiem.


Aktualności


Dobra komunikacja pomiędzy kadrą zarządzającą a pracownikami wymaga miejsca, gdzie szybko można opublikować istotne dla życia firmy informacje. Moduł aktualności to wygodny formularz, dzięki któremu odpowiedzialne osoby mogą umieszczać krótkie informacje pojawiające się na głównej stronie SharePoint-a. Możliwe jest także precyzyjne ustalenie terminu kiedy news ma się pojawić lub kiedy wygasa jego ważność.


Forum


Jeśli chcemy aby ludzie dzielili się wiedzą, należy im stworzyć miejsce. Forum, na którym pracownicy mogą zakładać własne wątki oraz dyskutować z innym jest najlepszym miejscem jakie możemy stworzyć w przestrzeni wirtualnej. Dzięki dyskusjom odkrywane są pokłady wiedzy ukrytej, która opiera się na doświadczeniu pracowników - wiedza ta przenoszona jest do strefy jawnej, gdzie ponownie może być absorbowana przez innych pracowników.


Blog


Nieformalnie prowadzone notatki to nieocenione źródło wiedzy o naszych pracownikach. O problemach, z którymi się spotykają, ale także jakimi sposobami te problemy są przezwyciężane. Dzięki blogom możemy identyfikować liderów grup, wykorzystywać ich nieformalną wiedzę. Blogi są także bardzo dobrym sposobem na komunikację z klientami. O powodzeniu firmowych blogów świadczy ich rosnąca liczba oraz fakt, że 76 proc. prowadzących takie blogi przyznaje, że dzięki tej formie komunikacji z klientami uwaga mediów i liczba odwiedzin na stronach firm znacznie wzrasta.


Podsumowanie


Microsoft SharePoint to rozwiązanie, które od kilku lat nieprzerwanie toruje sobie drogę ku firmowym intranetom i tam, gdzie jego rozwój pozostaje w gestii pracowników, świetnie się sprawdza i podnosi wydajność zespołów. Wystarcza tylko znajomość możliwości tego narzędzia, aby stało się ono wykorzystywane coraz częściej jako centralne miejsce komunikacji i współpracy nad dokumentami.


---


Jakub Jerzowski
Od 1996 roku projektant web. Specjalizacja: architektura informacji i usability. Jako instruktor Altkom Akademii opracował ścieżkę szkoleń dla SharePoint-a. Uczestniczył w wielu konsultacjach i wdrożeniach intranetów opartych o SharePoint.
High5